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EasyCatalog et logiciel PIM pour automatiser ses catalogues
La Compatibilité de l’outil Easycatalog
Easy Catalog est un outil d’automatisation de catalogue produits. Il s’agit en fait, d’un Plugin pour le logiciel de PAO, InDesign, vendu par la société anglaise 65bit. Il est disponible sur les systèmes d’exploitation IOS et Windows.
Le logiciel PIM : la base pour une automatisation sans erreurs
Au cours d’une automatisation de catalogue, les informations articles sont remontées et synchronisées dans Easy Catalog. Ces données proviennent d’une base de données qui pourrait être assimilée à un fichier Excel par exemple.
N’importe quel système peut être connecté pour récupérer des données, mais le PIM OneBase permet de préparer, organiser et suivre votre catalogue automatique. Le PIM (Product Information Management), est un outil de gestion de l’information. Grâce à la centralisation des données articles au sein de référentiels, harmoniser son contenu et ses flux de data devient un jeu d’enfant ! Ainsi, avoir un logiciel PIM pour automatiser ses flux est un réel avantage sur tous les points :
- Les erreurs sont limitées grâce à la bonne organisation des données
- Les flux sont automatisés et bien plus performants
- Les mises à jour des données sont beaucoup plus rapides et le temps de relecture est nettement diminué
Pour relever les informations nécessaires au(x) catalogue(s) à partir d’un PIM, on réalise un export au niveau des catalogues préparés et organisés dans la solution PIM OneBase. Une fois l’export réalisé, on obtient un fichier en csv, en fichier Excel ou dans un autre format en fonction de ce qu'on veut obtenir. Ce fichier est injecté dans une palette sur Easycatalogue et on construit l'équivalent en catalogue dans InDesign.
Comment construire une page sur InDesign avec EasyCatalog ?
Une palette, qu’est-ce que c’est ?
Les palettes sont vos outils de base de travail sur EasyCatalog. Elles représentent la retranscription d’un import de donnés et la reconstruction d’une arborescence après avoir lancé un script. Il s’agit de l’espace intermédiaire entre votre base (donc le PIM) et l’outil de création Easycatalog.
Les palettes contiennent diverses options de champs pour indiquer la configuration, le types de données et les règles à appliquer sur les pages que vous êtes en train de construire.
On retrouve une palette par catalogue. A l’intérieur, vous devez paramétrer l’ensemble des données qui se trouveront sur le futur catalogue et les lier aux blocs graphiques. Ces derniers structureront toutes les infos pour ensuite les afficher en glissé/déposé ou automatiquement sur les pages catalogue.
L’ensemble des paramètres appliquer à une palette Easycatalog s’appelle la configuration du catalogue.
L’assemblage
Lorsqu’on automatise un catalogue, il faut savoir faire des concessions graphiques. En effet, pour que les règles de paramétrage s’appliquent correctement sur les pages du catalogue, il faut retrouver des blocs graphiques qui pourront être dupliqués automatiquement par Easy Catalog. Nous conseillons d’appliquer certaines règles de base afin de faciliter l’automatisation de votre production.
Une fois que votre palette est prête, c’est-à-dire, que vous avez votre fichier Excel ou votre connexion sur votre base de données que la palette est mise en forme, que les éléments de bibliothèque sont liés à leurs blocs graphiques, l’assemblage peut être lancé. Il peut se faire manuellement en glissé-déposé (drag and drop) sur la page ou alors automatiquement grâce au script de montage qui regroupe les informations de la palette et de la bibliothèque.
Les différents types d’assemblage
A partir des éléments de bibliothèque, Easycatalog met à disposition différents types d’assemblage pour les blocs de données :
- En flux de texte (Editeur de texte comme Word)
- Aux positions spécifiées dans les données (données spécifiques dans la base, qui auront été programmées au préalable pour normer la page)
- Aux positions des guides de pages (les éléments de bibliothèques se positionneront en fonction de certains guides)
- Adaptés aux gabarits de pages (concerne les documents très stéréotypés)
- Documents sources
La synchronisation entre InDesign et Easycatalog
Une fois que l’étape de l’assemblage est terminée, la synchronisation entre Easycatalog et Indesign peut démarrer. Les deux outils analysent l’ensemble de la base de données, pour re créer l’arborescence. Ils remontent les éléments et la page se forme.
Lorsque l’on se trouve dans le document monté, des balises apparaissent. Toutes celles qui sont vertes sont en liaison avec la palette. Autrement dit, aujourd’hui mon document est édité tel quel, demain, si je re synchronise ma palette (ce qui implique un nouveau fichier d'un nouvel import ou une nouvelle synchronisation avec une base) avec des éléments qui sont à mettre à jour, ces derniers seront affichés en rouge. Easycatalog décèle les incohérences par rapport à ce qui est présent dans la palette qui est le reflet de l’export ou de la base.
De ce fait, pour éviter ces fameuses incohérences, vous pouvez mettre à jour la page une fois que vous avez apporté des nouvelles données en faisant soit une MAJ générale de vos documents, soit en intervenant chirurgicalement.
La mise en page automatique des catalogues : un gain de temps phénoménal pour les chefs de projets
Plus de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée
Le travail d’organisation, de normalisation et de traitement des données ayant été fait en amont, le graphiste s’assurera seulement de surveiller la bonne mise en page des informations ou alors de personnaliser les éléments un à un.
L’automatisation de la production des catalogues produits facilite grandement le travail des chefs de projet. Même s’il y a toujours des relectures, des modifications et des retouches à faire, la plupart des tâches coûteuse en temps ont été éliminées.
Les relectures sont moins longues et par conséquent, les acteurs du projet peuvent davantage se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
MAJ de dernières minutes largement possible
Cette fonctionnalité est particulièrement utilisée pour les grilles tarifaires. Au sein d’un projet, la plupart des données qui vous sont communiquées sont et resteront fixes jusqu’à la deadline imprimeur. En revanche, d’autres données telles que les notions tarifaires sont amenées à changer, peut-être plusieurs fois et souvent à la dernière minute. L’avantage avec Easycatalog, c’est que la mise à jour de la palette à la dernière minute ne vous prendra que quelques instants.
Les personnalisations spécifiques
Les liaisons spécifiques
Avec Easy Catalogue, automatisation ne rime pas avec standardisation. Vos catalogues doivent rester uniques et propre à votre image de marque. Ainsi, des fonds de pages marketés peuvent directement apparaitre sur les pages Indesign avant de commencer le travail d’automatisation. Ce sont par la suite, les éléments de bibliothèques qui argumenteront et compléteront votre catalogue.
De plus, il existe les liaisons spécifiques. Elles permettent une personnalisation au sein même de la mise en page automatique.
Si l’on prend l’exemple d’un produit avec 100 déclinaisons différentes. Il peut avoir la même photo de présentation pour l’ensemble des articles. Et pourtant, si l’une des déclinaisons nécessite une photo propre et unique, alors on fera une liaison spécifique sur la ligne correspondante avec une illustration différente.
Vous n’êtes donc limité que par votre imagination pour la mise en page. InDesign vous permet d’exprimer toute la créativité nécessaire pour la création de vos catalogues.
Les bonnes pratiques pour réussir l’automatisation de vos catalogues avec Easycatalog et InDesign :
- Travailler sa base en amont pour la donnée soit qualitative
- Paramétrer méticuleusement la configuration du catalogue afin que les règles de mise en page s’appliquent correctement
- Mettre à jour sa palette afin d’avoir les données dans la version définie
- Ajouter des liaisons spécifiques pour personnaliser et adapter au mieux la mise en page à votre besoin